【保存版】リピッテのカルテ機能完全マスター｜初心者でも簡単な使い方ガイド

実は、美容サロンの7割以上が顧客情報の管理に課題を抱えているという調査結果があります。

紙のカルテは見つからない、情報が更新されていない、スタッフ間で共有できていない…このような悩みを抱えているサロンは少なくありません。そこで、リピッテの電子カルテ機能が注目を集めています。

スマートフォンやタブレットで簡単に操作できる直感的なインターフェース、写真や動画も含めた詳細な顧客情報の管理、そしてスタッフ間でのスムーズな情報共有など、リピッテは従来の課題を解決するための多彩な機能を備えています。

この記事では、リピッテのカルテ機能の基本的な使い方から効果的な活用方法まで、初心者の方でも簡単に始められるよう、具体的な手順とポイントをご紹介します。

こちらの動画はリピッテの実践的な活用方法を解説した内容となっています。

約1時間30分と骨太な動画のため、時間のある際に視聴してみてください。

リピッテのカルテ機能とは

リピッテのカルテ機能は、施術内容を詳細に記録できる専用のオプション機能として開発されました。従来の紙ベースの管理から、デジタルでの顧客情報管理へとスムーズに移行できるシステムです。

カルテ機能の基本的な特徴

具体的には、カルテ機能は以下の3つの主要な機能を備えています。

• メモ機能
  文字数制限なく、施術内容やカウンセリング結果を詳細に記録できます。

• 画像登録
  PC、スマホ、タブレットから最大4枚までの画像・動画をアップロード可能。施術前後の写真でビフォー・アフターの比較が容易です。

• スケッチ機能
  画像の編集や施術部位へのマーク付けができ、視覚的にポイントを記録することができます。

これらの機能により、施術履歴や顧客の要望を正確に記録し、次回の施術に活かすことが可能です。さらに、デジタル化されたデータはスタッフ間で簡単に共有でき、チームワークの向上にも寄与します。

導入のメリット

カルテ機能の導入により、サロン運営には次のような具体的なメリットがもたらされます。

• 顧客管理の効率化
  予約内容と施術内容を同時に確認できるため、顧客対応がスムーズになります。また、デジタル化により情報の検索や更新が容易になり、管理作業の負担が大幅に軽減されます。

• 経費削減効果
  ペーパーレス化によって、用紙代や保管スペースのコストを削減できます。従来の紙カルテでは必要だったファイリング作業も不要になります。

そのため、特に個人事業主や小規模サロンにとって、リーズナブルな価格で導入できる効率的なカルテ管理システムとして注目されています。施術中に手を止めることなく顧客情報にアクセスできる利便性も、現場のニーズに応えています。

カルテ機能の初期設定手順

カルテ機能を最大限に活用するには、適切な初期設定が不可欠です。パソコン、スマートフォン、タブレットのいずれからでもアクセス可能なため、使用する端末に合わせた設定を行いましょう。

アカウント設定の方法

まず、管理画面にログインし、カルテ機能のオプション設定を有効にします。基本的な予約管理システムと連携するため、既存の予約確認画面から直接カルテにアクセスできるように設定します。

基本情報の登録手順

予約履歴ボタンからカルテ機能にアクセスし、顧客ごとの基本情報を登録します。施術内容や結果、カウンセリング時の要望など、文字数制限なく詳細な情報を入力可能です。

写真・動画のアップロード設定

画像や動画のアップロード設定では、以下の点に注意してください。

• 1回の登録で最大4枚までの画像をアップロード可能
• PC、スマホ、タブレット内の保存データを直接利用可能
• 施術前後の写真を比較表示できるよう設定可能

スタッフ間での共有設定

共有設定では、店舗内でのみ閲覧可能な非公開モードと、顧客とLINEで共有する公開モードを選択できます。スタッフ研修用の動画や施術記録として活用する場合は、店舗内限定で公開することで、セキュリティを確保しながら情報共有が可能です。

さらに、画像編集機能を使用することで、施術のポイントを手書きでマークしたり、具体的な説明を追記したりすることができ、スタッフ間での認識統一と質の高いサービス提供に繋がります。

施術内容や顧客の要望を正確に記録することで、次回の施術時により適切な対応が可能となり、LINEとの連携により顧客自身がいつでも施術記録を確認できる環境が整います。

基本的な使い方マスター

リピッテのカルテ機能を日々の業務で活用するための具体的な手順をご紹介します。

顧客情報の登録方法

顧客情報の登録は、LINE友だち登録時に自動的に行われます。顧客がLINEで友だち登録をすると、自動的に入力フォームが表示され、基本的な顧客情報が取得されます。属性設定機能により、サロンごとに必要な項目をカスタマイズ可能で、既存の顧客データをCSVファイルでアップロードすることもできます。

施術内容の記録手順

施術内容の記録は「本日の予約」または「予約履歴」ボタンから簡単にアクセスできます。記録時の主なポイントは以下の通りです。

• カウンセリング内容
• 施術の詳細と結果
• お客様からのフィードバック
• 次回の施術に向けた注意点

文字数制限がないため、必要な情報を余すことなく記録できます。

写真・動画の追加方法

写真や動画の追加は、以下の手順で行います。

• ギャラリー機能を開く
• PC、スマホ、タブレットから画像や動画を選択
• 1回の記録につき最大4枚まで登録可能
• 必要に応じて、スケッチ機能で画像を編集し、施術部位にマークを入れることで、次回の施術時に正確な情報を参照できます。

また、動画機能を活用すれば、パーソナルジムでのトレーニングフォームやゴルフレッスンの様子など、動きのある記録も残せ、スタッフ研修用の動画としても利用可能です。記録した内容は、LINE画面上から顧客自身がいつでも確認でき、自宅でのセルフケアやトレーニングの参考としても活用できます。

効果的な活用のコツ

カルテ機能を最大限に活用するためには、単なる記録に留まらず、戦略的な運用が重要です。効果的な活用により、顧客満足度の向上とリピート率の増加につながります。

記録する内容のポイント

カルテの記録は、将来の施術に活かせる情報を重点的に残すことが大切です。具体的には以下の要素を含めることで、より価値のある記録となります。

• 顧客の具体的なニーズや要望
• 施術内容とその結果の詳細
• カウンセリング時の重要な気づき
• 次回の施術に向けた注意点
• ビフォー・アフターの変化

特に、写真や動画による記録は施術の効果を視覚的に確認でき、顧客の満足度向上に直結します。また、画像編集機能を使って施術部位にマークを付けることで、より分かりやすい記録を残せます。

共有設定の使い分け方

カルテ情報の共有は、状況に応じて適切に設定することが重要です。スタッフ間での情報共有では、施術技術の標準化や接客品質の向上に寄与します。さらに、セグメント配信機能を活用することで、顧客一人ひとりの状況に合わせた情報提供が可能です。たとえば、施術後のフォローアップメッセージや来店履歴に基づくお手入れアドバイス、誕生日や記念日に合わせた特別なメッセージなどが考えられます。

また、画像や動画の共有設定については、店舗内での研修用途と顧客への共有を適切に使い分けることが重要です。スタッフ教育用の詳細な記録は非公開設定とし、顧客向けには必要な情報のみを選択して共有するよう心がけましょう。

よくあるトラブルと解決方法

リピッテのカルテ機能を使用する際に発生する可能性のある一般的な問題と、その解決方法について説明します。サポートチームへの問い合わせ前に、以下の対処法を試してください。

データが保存されない場合

データが保存されない問題は、主にネットワーク接続や設定の問題が原因です。以下の手順で対処できます。

1. インターネット接続を確認する。
2. ブラウザのキャッシュとクッキーをクリアする。
3. 管理画面での予約システムとカルテ機能の連携設定が正しく行われているか確認する。
4. 入力中のデータが文字数制限を超えていないかチェックする。
5. 使用しているブラウザが最新版であるか確認する。

リピッテでは、メール、LINEチャット、電話によるサポートも提供しているため、緊急時でも迅速な対応が可能です。

写真がアップロードできない場合

写真のアップロードに関する問題は、ファイル形式や容量が原因の場合が多いです。以下の対策を試してください。

• ファイルサイズの確認と、必要に応じた圧縮を行う。
• 対応フォーマットであるか確認する。
• デバイスの空き容量を確認する。
• 別のデバイスからのアップロードを試みる。

共有設定のトラブル

共有設定に関するトラブルは、主にアクセス権限や設定の誤りが原因です。特に、LINEを使用しない顧客の場合は別途管理方法を検討する必要があります。また、外部システムとの連携時には、重複予約を防ぐために両システムの予約状況を適切に管理することが求められます。

共有設定のトラブルを防ぐためには、以下のポイントに注意してください。

• スタッフごとのアクセス権限を明確に設定する。
• 顧客との共有範囲を適切に制限する。
• 定期的に設定内容を確認・更新する。

システム操作に不安がある場合は、最大1ヶ月間の無料体験期間を利用して機能の確認と設定方法の習得をすることができます。また、オンラインでの導入サポートも利用可能なため、初めての方でも安心して利用を開始できます。

さらに、管理画面の使いやすさ向上のため、以下の機能も実装されています。

• 顧客情報の簡単な確認機能
• メニュー表示のカスタマイズ機能
• スタッフシフトの柔軟な登録機能

これらの機能を活用することで、多くの一般的なトラブルを未然に防ぐことができ、問題発生時でも電話、メール、LINEチャットなど複数のサポートチャネルを通じて迅速な解決が可能です。

まとめ

まとめると、リピッテのカルテ機能は、美容サロンが抱える顧客管理の課題を効果的に解決する優れたツールです。紙のカルテから電子カルテへの移行により、情報管理の効率化とスタッフ間の円滑な情報共有が実現されます。

さらに、写真や動画による詳細な記録機能は施術の品質向上と顧客満足度の向上に大きく貢献し、LINEとの連携により顧客とのコミュニケーションが一層深まります。これにより、リピート率の向上が期待でき、初期設定から日々の運用まで、このガイドで紹介した方法を実践することで、サロン運営の効率化と顧客サービスの向上を同時に達成することができます。

充実したサポート体制も整っているため、デジタル化への不安を感じることなくスムーズな導入が可能です。リピッテのカルテ機能を活用することで、スタッフ全員が同じ情報を共有し、より質の高いサービスを提供できる環境が整います。これからのサロン経営に欠かせないツールとして、ぜひ積極的な活用をお勧めします。